Rechnungen erstellen

Für Admins (im Board unter board.jeckdesk.de).

Rechnung oder Bestellung?

In JeckDesk gibt es zwei Wege, eine Rechnung zu erstellen:

• Normale Rechnung für alles außerhalb des Ticketings, z.B. eine Standmiete, eine Spende oder eine Leistung für einen Kunden. Diese legst du unter Abrechnung & Finanzen → Rechnungen → Hinzufügen an. Hier kannst du nur globale Artikel auswählen.
• Bestellung in einer Veranstaltung, z.B. Tickets oder Artikel einer Sitzung. Diese legst du immer direkt in der Veranstaltung an: Veranstaltungen → Veranstaltung auswählen → Bestellungen → Bestellung hinzufügen (siehe „Bestellungen manuell hinzufügen“).

Wichtig: Rechnungen, die eine Bestellung für eine Veranstaltung sind, müssen in der jeweiligen Veranstaltung angelegt werden. Nur dann stehen dir die Artikel der Veranstaltung, Tickets und Platzierung zur Verfügung.

Dieser Beitrag beschreibt die normale Rechnung.

Vorbereitung

Lege vorher einen Kreditor (Rechnungssteller) und die passenden globalen Artikel an.

Rechnung anlegen

1. Rechnungssteller: Wähle den Kreditor.
2. Rechnungsempfänger: Wähle ein Mitglied oder einen Kunden. Für neue Kunden aktivierst du Externer Rechnungsempfänger (Gast / Kunde) und trägst die Daten direkt ein.
3. Veranstaltung zuordnen (optional): Damit verknüpfst du die Rechnung nur für eure Statistik mit einer Veranstaltung, z.B. die Standmiete für eine Sitzung. Aus der Rechnung wird dadurch keine Bestellung dieser Veranstaltung.
4. Kommissionsnummer (optional): für eure interne Zuordnung, erscheint auf der Rechnung.
5. Rechnungsdatum und Leistungszeitpunkt eintragen.
6. Artikel und Menge wählen. Über Weitere Artikel hinzufügen nimmst du mehrere Positionen auf.
7. Anmerkungen: Es gibt zwei Felder. Die Anmerkung im ersten Feld erscheint auf der Rechnung, die im zweiten Feld bleibt intern.
8. Klicke auf Hinzufügen.

Die Rechnungsnummer vergibt JeckDesk automatisch und fortlaufend. Die Startnummer legst du im Kreditor unter Nummernkreis fest.

Als Entwurf speichern

Aktivierst du Als Entwurf speichern (ohne Rechnungsnummer), bekommt die Rechnung noch keine Nummer und du kannst sie später vollständig bearbeiten, z.B. Artikel hinzufügen. Entwürfe erkennst du in der Rechnungsübersicht am grauen Status. Wenn du die Rechnung endgültig erstellen möchtest, deaktiviere die Option wieder und speichere.

Tipp: Im Kreditor kannst du einstellen, dass neue Rechnungen immer zuerst als Entwurf angelegt werden.

Per SEPA-Lastschrift einziehen

Mit Wird per SEPA-Lastschrift eingezogen markierst du die Rechnung für den Lastschrift-Einzug. Die Option lässt sich nur aktivieren, wenn der Empfänger ein aktives SEPA-Mandat für den gewählten Rechnungssteller hat. Wie du die Lastschriften an die Bank übergibst, erklären wir im Beitrag „SEPA-Lastschriften exportieren“.

Nach dem Anlegen kannst du die Rechnung per E-Mail an den Empfänger schicken, eine Zahlungsaufforderung senden, sie als beglichen markieren oder stornieren (siehe „Rechnungen verwalten und bearbeiten“).