Banking: Kontobewegungen den Rechnungen zuordnen

Für Admins (im Board unter board.jeckdesk.de).

Im Reiter Kontobewegungen unter Abrechnung & Finanzen → Banking siehst du alle Buchungen deiner verbundenen Konten. JeckDesk vergleicht jeden Zahlungseingang mit deinen offenen Rechnungen und ordnet ihn wenn möglich automatisch zu. Die Rechnung wird dann als beglichen markiert.

So erkennt JeckDesk eine Zahlung

JeckDesk prüft, ob die Rechnungsnummer im Verwendungszweck steht, ob der Betrag stimmt und ob der Name passt. Daraus ergibt sich eine Übereinstimmung in Prozent:

• Alles passt (Rechnungsnummer, Betrag und Name): Die Zahlung wird automatisch zugeordnet und die Rechnung als beglichen markiert.
• Teilweise passend, z.B. bei einer Teilzahlung: JeckDesk macht einen Vorschlag, den du selbst bestätigst.
• Keine passende Rechnung: Die Buchung bleibt offen.

Tipp: Bitte deine Mitglieder und Kunden, immer die Rechnungsnummer im Verwendungszweck anzugeben. Dann klappt die automatische Zuordnung am besten.

Die Status im Überblick

• Zugeordnet (grün): Die Buchung ist einer Rechnung zugeordnet, automatisch oder von dir.
• Vorschlag (gelb): JeckDesk hat eine passende Rechnung gefunden, ist sich aber nicht sicher.
• Offen (orange): Es wurde keine passende Rechnung gefunden.
• Ignoriert: Du hast die Buchung bewusst ausgeblendet, z.B. eine Ausgabe oder eine Spende ohne Rechnung.

Aktionen je Buchung

• Vorschlag übernehmen (grüner Haken): Die vorgeschlagene Rechnung wird als bezahlt markiert.
• Rechnung zuordnen (grünes Ketten-Symbol): Es öffnet sich ein Fenster. Suche nach Rechnungsnummer, Empfänger oder Betrag und klicke bei der passenden offenen Rechnung auf den Haken.
• Ignorieren: Die Buchung wird als ignoriert markiert und taucht nicht mehr bei den offenen Buchungen auf.
• Rechnung anzeigen (gelbes Symbol): Öffnet die zugeordnete Rechnung.
• Zuordnung aufheben (rotes Symbol): Löst eine falsche Zuordnung wieder.

Suchen und filtern

• Suche: nach Namen, Verwendungszweck oder Betrag.
• Zeitraum: nur Buchungen aus einem bestimmten Zeitraum anzeigen.
• Konto: nur Buchungen eines Kontos anzeigen.
• Filter: Alle, Offen, Vorschläge, Zugeordnet oder Ignoriert.

Logbuch

Im Reiter Logbuch wird jede Zuordnung mit Datum, Uhrzeit und Person bzw. „System“ festgehalten, inklusive Grund der Zuordnung, Rechnung und Verwendungszweck. So kannst du jederzeit nachvollziehen, warum eine Rechnung als beglichen markiert wurde.

In der Rechnungsübersicht erkennst du automatisch beglichene Rechnungen am Hinweis „Automatisch über den Kontoabgleich beglichen“.